Membuat Batch Payout

Catatan: Anda sudah harus mengatur batch disbursement dan mengisi saldo Anda. Lihat halaman Pemberian Izin Akses

Membuat Batch Disbursement

Untuk membuat batch disbursement, silahkan menuju Dashboard > Kirim Pembayaran > Batch Disbursements > Buat > Batch Disbursement dan klik batch disbursement.

1. Unduh templat. Anda akan dapat membuat hingga 10,0000 transaksi disbursement pada file templat batch disbursement. Informasi lebih lanjut tersedia disini.

Template file excel batch disbursement terdiri dari 2 worksheet:

(i) Instruksi sebagai panduan Anda

(ii) templat untuk Anda mengisi detail transfer.

Pada tempalate worksheet, kolom berwarna biru adalah kolom yang wajib diisi sedangkan yang berwarna hijau bersifat opsional

Nama Kolom	Dibutuhkan?	Deskripsi
Reference ID	Dibutuhkan	Sertakan ini sebagai referensi dalam laporan dan API callback - dapat menjadi ID unik dalam sistem Anda untuk membantu rekonsiliasi.
Nominal	Dibutuhkan	Nominal yang akan dikirimkan kepada Penerima. Catatan: Hanya nomor biasa yang diizinkan, jangan menambahkan simbol apapun.
Channel Code	Dibutuhkan	Kode Bank tujuan (Lihat metode pembayaran untuk Payout)
Bank Account Name	Dibutuhkan	Nama Penerima
Bank Account Number	Dibutuhkan	Nomor Rekening Penerima
Description	Dibutuhkan	Deskripsi pengiriman dana. (Catatan: penerima akan dapat melihat deskripsi ini pada bank mutasi atau dompet elektronik mereka). Lihat https://docs.xendit.co/id/xendisburse/tracking-and-notifications
Email To	Opsional	Jika diisi, saat pengiriman dana sudah diproses, kami akan mengirimkan bukti transfer ke email tersebut secara otomatis. Maksimal 3 alamat email yang dapat dicantumkan. Gunakan koma untuk memisahkan alamat email
Email CC	Opsional	Jika diisi, saat pengiriman dana diproses, kami akan mengirimkan bukti transfer ke email tersebut sebagai penerima salinan. Maksimal 3 alamat emai yang dapat dicantumkan. Gunakan koma untuk memisahkan beberapa alamat email. Hanya dapat diisi jika mengisi kolom Email To.
Email BCC	Opsional	Jika diisi, saat pengiriman dana diproses, kami akan mengirimkan bukti transfer ke email tersebut sebagai penerima salinan. Maksimal 3 alamat email yang dapat dicantumkan. Gunakan koma untuk memisahkan beberapa alamat email. Hanya dapat diisi jika mengisi kolom email To.

2. Unggah template yang telah terisi

3. Aktifkan fitur pemeriksaan nama rekening

Fitur pemeriksaan nama rekening memungkinkan Anda untuk memverifikasi nomor rekening penerima dan nama akun dengan database bank. Hal ini memungkinkan Anda untuk:- Memeriksa apakah nomor rekening yang Anda isi valid- Memeriksa apakah nama akun yang Anda isi cocok dengan nama akun yang diberikan oleh bank

Harap dicatat bahwa mengaktifkan pemeriksaan nama rekening akan membutuhkan waktu untuk memvalidasi transaksi dalam batch. Jumlah rekening yang tidak valid dalam satu batch juga akan menyebabkan penolakan keseluruhan batch dan memerlukan Anda untuk memeriksanya kembali.

4. Input Referensi batch

Digunakan sebagai referensi untuk membedakan batch.

5. Pilih Kategori

Jika Anda mengaktifkan fitur Multi Level Approval (MLA) pada Kategori Disbursement & Persetujuan di halaman pengaturan Anda. Anda akan diminta untuk memilih kategori yang diterapkan untuk Batch tersebut. Biarkan kosong jika Anda tidak memiliki fitur MLA yang aktif.

6. Kemudian klik tombol Buat.

Validasi Detail Akun Bank

Setelah file batch disbursement berhasil diunggah, Xendit secara otomatis memvalidasi rincian transaksi untuk memeriksa kesalahan guna mencegah adanya kesalahan atau kegagalan disbursement. Jika ditemukan kesalahan dalam transaksi, batch disbursement akan memerlukan validasi dan dapat ditemukan pada tab Needs Validation. Anda dapat memperbaiki semua keasalahan langsung pada dasbor sebelum melanjutkan proses pengiriman dana.

Transaksi yang memerlukan validasi akan di-highlight agar dapat langsung diperhatian dan dapat diedit dengan mengklik tombol edit ✎ . Setelah diedit, Anda dapat memilih transaksi melalui kotak centang dan klik tombol validasi.

Edit transaksi secara langsung di dasbor.

Validasi Error

Pada halaman ini, Anda perlu melakukan validasi terhadap transaksi yang perlu divalidasi. Jika tidak ada transaksi yang perlu divalidasi, Anda dapat langsung melanjutkan ke langkah berikutnya pada tab Needs Approval. Terdapat 2 bagian pada tab Needs Validation

Bagian transaksi tervalidasi
Bagian ini adalah untuk transaksi yang telah divalidasi dari bagian transaksi dengan masalah/error
Bagian transaksi yang bermasalah
Bagian ini terdiri transaksi yang perlu divalidasi

Berikut adalah gambaran umum tentang kemungkinan eror untuk validasi dan langkah-langkah yang disarankan untuk memperbaiki masalah tersebut:

Eror	Artinya	Yang harus dilakukan
Rekening bank tidak valid	Nomor rekening yang Anda masukan tidak valid	Verifikasi nomor rekening tujuan dengan penerima. Jika diperlukan, ubah nomor rekening sebelum melanjutkan proses
Nama pemilik rekening tidak sesuai	Nama pemilik rekening yang Anda masukkan tidak sesuai dengan catatan bank	Verifikasi nama pemilik dan nomor rekening tujuan dengan penerima. Jika diperlukan, ubah nomor rekening / nama pemilik rekening sebelum melanjutkan.
Deskripsi tidak valid	Deskripsi yang dimasukkan tidak valid	Edit deskripsi untuk memasukkan deskripsi transaksi. Deskripsi ini dapat muncul dalam laporan bank penerima dan bukti transfer.
Invalid Bank Code	The Bank Code is Incorrect	Verifikasi bank tujuan bank dengan penerima & edit kode bank dengan memilih tujuan bank yang tepat dari daftar yang tersedia. Daftar kode bank dapat ditemukan di tab Metode Pembayaran untuk Payout
Jumlah tidak valid	Nominal disbursement yang dimasukkan tidak valid	Edit jumlah nominal transaksi ke format yang valid dan validasi ulang transaksi tersebut.

Catatan: Anda dapat melanjutkan batch disbursement dengan langsung mengklik tombol Submit For Approval jika Anda yakin semua transaksi tidak memerlukan pengecekan lebih lanjut.

Approve Batch Disbursement

Setelah Anda meninjau semua detail transaksi, Anda dapat mengirimkan batch disbursement untuk meminta persetujuan. Transaksi yang telah divalidasi akan muncul di tab Needs Approval.

Pemberi approval akan menerima pemberitahuan email bahwa sebuah batch telah diajukan untuk approval. Mereka kemudian dapat masuk ke dasbor untuk menyetujui batch disbursement menggunakan PIN 6 digit mereka.

Transaksi yang telah divalidasi & transaksi yang tidak memerlukan validasi akan muncul di tab Needs Approval. Lihat kolom Pemberi Persetujuan untuk mengetahui siapa yang dapat memberi persetujuan untuk batch disbursement tersebut.

Setelah Pemberi Persetujuan menyetujui batch disbursement, Xendit akan segera memproses transaksi tersebut. Harap dicatat bahwa setelah diajukan, transaksi bersifat final dan tidak dapat diubah atau dikembalikan. Kami juga tidak dapat mengoreksi nama bank atau nomor rekening setelah batch dikirimkan.

Menerima pemberitahuan dan mengunduh laporan

Jika Anda telah mengisi kolom "Email To" dalam templat, setelah disbursement selesai, kami akan secara otomatis mengirimkan email tanda terima ke alamat email yang telah dicantumkan.

Setelah proses persetujuan, Anda dapat meninjau dan melacak status setiap batch disbursement pada Dasbor. Anda juga dapat mengunduh laporan semua transaksi dari Dasbor untuk rekonsiliasi.

Saran & Praktik Terbaik

Langkah yang harus dilakukan sebelum Live

Anda dianjurkan untuk mengikuti langkah-langkah berikut sebelum bertransaksi secara live untuk mencegah kerugian dan memastikan bahwa pengiriman dana tidak tertunda.

Untuk pengalaman terbaik, pelanggan disarankan untuk melakukan langkah-langkah berikut sebelum memproses batch disbursement pada mode live:

Atur reference ID untuk setiap pengiriman dana agar mudah direkonsiliasi
Informasikan penerima mengenai dana yang akan masuk
Sesuaikan dan periksa email tanda terima transaksi untuk memastikan tampilannya sesuai yang Anda inginkan
Arahkan pelanggan Anda untuk mendapatkan bantuan
Jika menggunakan API untuk membuat batch disbursement, aturlah callback URL untuk melacak pengiriman batch disbursement

Atur Reference ID untuk setiap pengiriman dana agar mudah direkonsiliasi

Anda sebaiknya menyertakan identifikasi yang unik dalam setiap pengiriman dana dengan menyertakan identifikasi ini dalam kolom Reference ID yang diperlukan dalam templat. Hal ini akan memungkinkan Anda untuk mencari pencairan tersebut di dasbor dan dalam laporan, untuk pelacakan dan rekonsiliasi yang lebih mudah.

Bagaimana penerima dapat mengidentifikasi pengiriman dana Anda

Xendit mentransfer dana atas nama Anda. Untuk membantu penerima mengidentifikasi dana dari Anda:

Sertakan nama bisnis Anda dalam deskripsi disbursement - jika bank penerima mendukung kolom ini, penerima akan melihatnya dalam mutasi bank mereka.
Mintalah penerima untuk mencari "PT SINAR DIGITAL TERDEPAN" atau "SNR" dalam mutasi bank mereka. Lihat bagian Pelacakan Payout & Notifikasi untuk referensi.

Harap diketahui bahwa format dan konten deskripsi disbursement pada mutasi bank atau dompet elektronik mereka dapat bervariasi tergantung pada tampilan bank atau dompet elektronik. Silakan lihat halaman ini untuk informasi lebih lanjut.

Menyesuaikan dan mengatur email bukti transfer

Kami menyediakan tanda terima email otomatis yang dapat Anda kirimkan kepada penerima Anda sebagai pemberitahuan pengiriman dana. Untuk melakukannya, pastikan untuk mengisi kolom Email To, Email CC, dan Email BCC (dengan maksimal 3 penerima per kolom) pada kolom email di template excel.

Kami menampilkan logo dan detail bisnis Anda pada setiap bukti transfer. Sebelum melakukan pengiriman dana pertama Anda, Anda dapat menyesuaikan tampilan bukti transfer di Dashboard > Settings > General.

Anda juga dapat menyesuaikan alamat email pengirim bukti transfer sehingga penerima tahu bahwa dana tersebut berasal dari Anda. Untuk mengatur alamat email pengirim dan catatan kaki bukti transfer pengiriman dana dan pengiriman dana kolektif, silahkan menuju Dashboard > Settings > Configuration > Disbursement dan Dashboard > Settings > Configuration > Batch Disbursement.

Pastikan untuk mencoba bukti transfer dengan memasukkan alamat email Anda pada permintaan disbursement, sehingga Anda dapat melihat bagaimana tampilan bukti transfer Anda di kotak masuk.

Memantau Pengiriman Dana

Anda dapat memantau status dari setiap pengiriman dana melalui dasbor atau callback. Kami akan mengirimkan Anda callback saat pengiriman dana telah berhasil atau gagal. Atau, Anda dapat melacak status dari setiap pengiriman dana melalui Dashboard > Batch Disbursements.

Arahkan penerima Anda untuk mendapatkan bantuan

Karena Anda dapat mengontrol sebagian besar pengiriman dana, kami sarankan penerima dana menghubungi Anda terlebih dahulu untuk pertanyaan apapun.

Jika Anda telah menyesuaikan alamat email pengirim pada bukti transfer, penerima Anda dapat merespon email tersebut untuk menghubungi tim support Anda apabila ada pertanyaan. Untuk mengatur alamat email pengirim dan catan kaki pada bukti transfer pengiriman dana dan pengiriman dana kolektif, silhkan menuju Dashboard > Settings > Configuration > Disbursement dan Dashboard > Settings > Configuration > Batch Disbursement.

Namun, pelanggan Anda mungkin akan menanyakan pertanyaan yang hanya dapat dijawab oleh kami. Untuk memberikan bantuan seefisien mungkin, kami sarankan Anda untuk menghubungi kami untuk hal-hal berikut:

Pembayaran yang tidak terdeteksi atau keterlambatan pembayaran yang berkepanjangan (misalnya ketika pengiriman dana telah berhasil namun penerima belum menerima pembayaran setelah 1 hari kerja)
Pembayaran dari “PT Sinar Digital Terdepan” atau “SNR” yang tidak diharapkan oleh penerima.

Jika ada pertanyaan lain yang tidak dapat Anda jawab, Anda dapat menghubungi kami untuk meminta bantuan.

Gunakan callback untuk melacak pengiriman dana

Jika Anda menggunakan API untuk membuat pengiriman batch disbursement, Anda sebaiknya mengatur callback URL pengiriman dana sebelum membuat pengiriman batch disbursement pertama Anda. Atur callback URL Anda di Dashboard > Settings > Configuration > Batch Disbursement.

Setelah batch disbursement dikirimkan, kami akan mengirimkan callback kepada Anda dengan status terbaru. Jika disbursement berhasil, kami akan mengirimkan callback yang memberitahukan bahwa pencairan telah berhasil. Jika disbursement tidak berhasil, kami akan mengirimkan callback yang memberitahukan bahwa disbursement gagal beserta kode kegagalannya, untuk membantu Anda memutuskan apakah akan mengirimkan permintaan disbursement lain atau menginformasikan alasan kegagalan tersebut kepada pelanggan Anda.

Last Updated on 2024-01-17

Membuat Batch Disbursement
Validasi Detail Akun Bank
Saran & Praktik Terbaik