Fitur Multi Level Approval
Tutorial
Gambaran Umum Fitur Persetujuan Multi Level (MLA)
- Hanya pengguna dengan izin Admin yang dapat mengatur MLA pada Halaman Pengaturan Kategori Pencairan & Persetujuan
- Anggota tim dapat ditambahkan sebagai pemberi persetujuan pada beberapa level
- Tingkatan persetujuan akan dimulai dari tingkat terendah ke tingkat tertinggi. Tidak dapat menyetujui secara acak (misalnya menyetujui tingkat 2 terlebih dahulu kemudian baru tingkat 1)
- Dapat menambahkan hingga 8 tingkat dalam satu kategori
- Anda dapat mengatur hingga 10 kategori dengan pengaturan multi-level yang ditetapkan dalam satu waktu tertentu
- Jika Anda ingin menonaktifkan pengaturan multi-level, Anda dapat menghapus kategori tersebut
- Daftar pemberi penyetujuan yang memenuhi syarat untuk batch disbursement dapat dilihat pada halaman Needs Approval
- Hanya mereka yang memiliki izin persetujuan dan terdaftar sebagai pemberi persetujuan tingkat pertama dalam kategori yang bersangkutan yang dapat menyetujui BD.
- Pemberi persetujuan pada tingkat tertentu dalam suatu Kategori dapat dilewati dengan syarat-syarat sebagai berikut:
| Pengaturan Ambang Batas untuk Sebuah Level | Apakah "Lewati Level Persetujuan" dicentang? | Dampak |
|---|---|---|
| Jumlah Batch < Ambang batas | Tidak | Batch disbursement dapat disetujui hingga pada tingkat tersebut saja. Hal ini tidak akan memerlukan persetujuan dari tingkat selanjutnya. |
| Jumlah Batch > Ambang batas | Tidak | Batch disbursement akan perlu disetujui oleh level tersebut, dan kemudian disetujui oleh level selanjutnya. |
| Jumlah Batch > Ambang batas | Ya | Batch disbursement hanya dapat disetujui oleh level selanjutnya karena Lewati Level Persetujuan level dicentang/diterapkan. |
Cara mengaktifkan Fitur MLA
Fitur Multi Level Approval akan diaktifkan secara otomatis untuk semua pelanggan yang memenuhi syarat untuk menggunakan Batch disbursement.
Anda perlu memastikan hal-hal berikut untuk menerapkan MLA pada Batch Disbursement:
- Setidaknya memiliki satu kategori yang valid bagian Kategori Disbursement & Persetujuan (hanya tim yang memiliki akses admin yang dapat melakukannya).
- Telah memilih satu kategori pagi bagian dropdown saat membuat Batch Disbursement atau Single Disbursement yang baru.
Apa yang Dimaksud dengan Kategori?
Kategori dapat membantu mengelompokkan batch disbursement berdasarkan tujuan pembayaran. Hal Ini dapat membantu Anda melihat dan menemukan batch disbursement dengan lebih mudah.
Kategori juga dapat berisi pengaturan persetujuan yang berbeda. Dua kategori yang berbeda dapat memiliki pemberi persetujuan yang berbeda, total level persetujuan yang berbeda, dan ambang batas persetujuan yang berbeda.
FAQ
1. Dapatkah saya membuat batch disbursement tanpa menetapkan kategori?
Jika admin Anda telah membuat kategori untuk bisnis Anda, maka Anda harus menetapkan kategori pada batch disbursement. Secara default, semua batch disbursement akan ditetapkan ke kategori default, kecuali diubah secara manual.
Anda dapat membuat batch disbursement tanpa menetapkannya ke kategori hanya jika bisnis tidak memiliki kategori apa pun, atau jika kategori yang tersimpan tidak aktif (misalnya memiliki 0 level dari persetujuan).
2. Dapatkah saya menonaktifkan sebuah kategori?
Kategori tidak dapat dinonaktifkan. Namun, Anda mungkin menemukan kategori yang tidak aktif (misalnya kategori dengan 0 level persetujuan) terdaftar pada bagian Kategori Disbursement & Persetujuan JIKA Anda sebelumnya telah mengaktifkan fitur MLA tetapi tombolnya dimatikan. Dalam hal ini, kategori akan terdaftar sebagai kategori "default", tetapi akan berfungsi seolah-olah tidak aktif, dan Anda dapat membuat batch disbursement tanpa menetapkannya kategori. Dalam hal ini, dapat untuk menghapus kategori jika tidak diperlukan.
Jika Anda tidak ingin menggunakan kategori yang tersimpan, cukup hapus kategori tersebut, tetapkan batch disbursement ke kategori lain, atau pilih kategori lain sebagai kategori default. Hanya administrator yang memiliki akses untuk melakukan hal ini.
3. Saya melihat "semua" di bagian pemberi persetujuan batch disbursement saya, itu apa artinya?
Ini berarti bahwa semua tim dalam bisnis yang memiliki izin akses "Approve" dapat menyetujui batch disbursement tersebut.
4. Saya melihat "Level 1" di bagian pemberi persetujuan batch disbursement saya, itu apa artinya?
Ini berarti bahwa hanya tim yang memiliki izin akses "Approve" DAN terdaftar sebagai pemberi persetujuan pada level 1 yang dapat menyetujui batch disbursement tersebut. Daftar pemberi persetujuan yang memenuhi syarat dalam level 1 dapat dilihat dengan mengklik bagian "Level 1".
5. Ketika saya mengklik bagian "Level x" dari tab needs approval pada batch disbursement yang memerlukan persetujuan, saya melihat bahwa tidak ada pemberi persetujuan yang tersedia pada level ini. Apa artinya dan bagaimana cara menambahkan pemberi persetujuan?
Hal ini dapat berarti dua hal, yaitu:
- Pencairan batch telah dibuat sebelum membuat Multi Level Approval v2 (tanggal 25 Oktober 2022 GMT +7), dimana daftar pemberi persetujuan tidak disimpan pada saat pembuatan batch disbursement. Cara termudah untuk melakukan pengecekan adalah jika bagian kategori untuk batch disbursement kosong. Jika ini kendalanya, maka skenario tanpa pemberi persetujuan dapat terjadi saat: 1. Kategori default Anda saat ini tidak memiliki pemberi persetujuan pada salah satu level2. Kategori yang dipilih untuk batch disbursement tersebut telah dihapus3. Kategori yang dipilih untuk batch disbursement tersebut telah dimodifikasi (satu tingkat telah dihapus)
- Batch disbursement telah dibuat setelah rilis Multi Level Approval v2 (bagian kategori untuk pencairan batch tidak kosong), tetapi pemberi persetujuan yang terdaftar dalam pengaturan kategori semuanya telah dihapus dari anggota tim.
Solusi:
Jika batch disbursement mengalami kasus # 1, maka Anda dapat dengan mudah menambahkan pemberi persetujuan ke kategori default, pada tingkat yang memiliki pemberi persetujuan yang hilang. Jika Anda tidak memiliki kategori, maka Anda dapat dengan mudah membuat kategori baru.
Jika batch disbursement mengalami kasus # 2, maka Anda perlu menambahkan kembali anggota tim yang sebelumnya Anda hapus atau memodifikasi kategori batch Anda untuk menambahkan kembali daftar pemberi persetujuan. Ikuti langkah ini:
- Pada bagian Kategori Disbursement & Persetujuan, periksa kategori yang Anda inginkan
- Lihat ikon peringatan di bawah kategori tersebut, menunjukkan bahwa satu level hilang dari daftar pemberi persetujuan yang diperlukan
- Klik "edit" pada kategori tersebut
- Tambahkan pemberi persetujuan ke daftar pemberi persetujuan yang hilang
- Hapus batch disbursement dan buat kembali batch disbursement baru dari kategori yang telah dimodifikasi.
6. Saya membuat batch disbursement, tetapi pemberi persetujuan yang dipilih salah. Saya ingin mengedit pemberi persetujuan di setiap tingkat dan pengaturan yang diedit juga diaplikasikan pada batch yang sebelumnya dibuat, bagaimana cara melakukannya?
Anda tidak dapat mengubah pengaturan persetujuan dari batch disbursement yang sudah dibuat sebelumnya. Setelah batch disbursement dibuat, pengaturan multi level approval akan otomatis disimpan pada saat pembuatan batch. Setiap pengeditan yang dilakukan pada kategori setelah pembuatan batch tidak akan diaplikasikan pada batch yang sebelumnya dibuat.
Jika Anda ingin mengubah pengaturan dari batch disbursement yang sudah dibuat sebelumnya, Anda perlu menghapus batch tersebut dan membuat batch baru setelah kategori dimodifikasi.
7. Pada pengaturan Kategori Disbursement & Persetujuan, saya melihat kategori "default", tetapi dengan 0 level, apa artinya itu?
Ini berarti bahwa Anda sebelumnya telah mengaktifkan persetujuan multi level (pada versi sebelumnya), tetapi dimatikan. Ini berarti bahwa pengaturan multi level approval dinonaktifkan/tidak aktif. Anda dapat menghapus kategori ini atau mengeditnya untuk mengaktifkannya.
8. Pada pengaturan Kategori & Persetujuan Pencairan, saya melihat kategori "default" tetapi dengan bidang yang tidak valid, apa artinya itu?
Ini berarti bahwa Anda sebelumnya telah mengaktifkan persetujuan multi level (pada versi sebelumnya), tetapi tidak menyelesaikan pengaturannya (baik pemberi persetujuan tingkat kedua kosong atau jumlah ambang batas kosong). Anda harus mengedit kategori tersebut untuk menerapkan logika persetujuan multi level pada pencairan batch.
9. Jumlah total batch disbursement saya kurang dari ambang batas tingkat pertama, tetapi saya tidak dapat menyetujuinya, apa yang terjadi?
Ketika jumlah total batch disbursement kurang dari ambang batas level pertama, hal ini berarti bahwa hanya pemberi persetujuan level pertama yang bisa menyetujui pencairan batch tersebut.
10. Apakah ambang batas batch dan ambang batas transaksi keduanya wajib diaktifkan?
Pada fitur MLA, ambang batas batch bersifat wajib, tetapi ambang batas transaksi bersifat opsional.
11. Jika kedua ambang batas batch dan ambang batas transaksi diaktifkan, yang mana yang akan diterapkan sebagai ambang batas untuk batch disbursement?
Prioritasnya adalah untuk memeriksa ambang batas batch terlebih dahulu. Jika ambang batas batch tidak terpenuhi, maka akan berlaku ambang batas transaksi.
12. Apa yang dimaksud dengan kategori “default” dan apa dampak dari penerapan kategori default?
Kategori default akan memiliki perlakuan yang berbeda dari kategori lainnya seperti berikut ini:
- Akan dipilih sebelumnya dalam bagian dropdown "kategori" pada saat pembuatan Batch Disbursement
- Ketika anggota tim baru ditambahkan ke halaman pengaturan anggota tim, anggota tersebut akan secara otomatis ditambahkan sebagai pemberi persetujuan level pertama dalam kategori default, tetapi tidak dalam kategori lainnya.
13. Apakah saya bisa memiliki lebih dari satu kategori default?
Tidak, hanya satu kategori default yang diizinkan pada saat yang bersamaan. Jika Anda mengubah kategori default, kategori default sebelumnya akan diubah menjadi non-default oleh sistem kami.
Jika sebuah kategori default dihapus, maka sistem kami akan secara otomatis menetapkan kategori yang dibuat paling awal sebagai kategori default baru.
14. Jika saya memiliki 2 kategori yang terdiri dari 1 level persetujuan, apa yang terjadi?
Satu level persetujuan berarti tidak perlu menerapkan ambang batas atau Lewati Level Persetujuan. Ketika salah satu dari kategori-kategori tersebut dipilih pada batch disbursement, maka batch tersebut hanya memerlukan 1 level persetujuan, dengan pemberi persetujuan yang memenuhi syarat merujuk kepada yang terdaftar dalam kategori tersebut.
15. Ketika Anda menghapus pemberi persetujuan dari sebuah level, apakah itu juga akan menghapus mereka dari anggota tim?
Tidak. Ketika pemberi persetujuan dihapus dari sebuah level, pengguna tersebut tidak akan dihapus dari anggota tim, dan izin akses "approve" mereka juga akan sama (tidak akan terhapus).
Last Updated on 2024-01-18