Pengembalian Dana
Pengembalian dana mengacu pada situasi dimana pemegang kartu (cardholder) menginginkan pengembalian dana karena berbagai alasan langsung ke pihak merchant. Contoh alasan dimana pengembalian dana dilakukan: Pemilik kartu tidak puas dengan produk yang telah dibeli dan merchant memiliki kebijakan pengembalian barang (umumnya sekitar 30 hari sejak tanggal transaksi).
Jika merchant setuju dengan permintaan yang dibuat oleh pelanggan, pengembalian dana dapat diproses secara langsung melalui API dan dapat dilakukan selama pemilik kartu masih memiliki akun aktif yang terhubung dengan kartu. Pengembalian dana hanya dapat dilakukan maksimal 6 bulan sejak transaksi kartu dilakukan. Pengembalian dana dapat dilakukan secara penuh atau sebagian tergantung keputusan yang diambil. Berikut ini merupakan contoh alur pengembalian dana, alur ini mungkin terlihat mirip dengan alur charge. Pengembalian dana merupakan charge, akan tetapi dengan nominal negatif.
Sebagai Payment Gateway, Xendit tidak memiliki kontrol ataupun visibilitas terhadap pergerakan refund / pengembalian dana ke pemilik kartu, hal tersebut hanya dapat dilakukan oleh pihak bank penerbit kartu.
Pengembalian dana dapat dilakukan melalui Xendit API, atau melalui Dasbor Xendit. Mohon untuk selalu menambahkan parameter x-api-version di bagian header pada saat melakukan pengembalian dana melalui API (informasi lebih lengkap dapat ditemukan disini)
Aturan dan Limitasi Pengembalian Dana
Proses pengembalian dana memiliki beberapa perbedaan yang berdasarkan pada model integrasi Anda dengan Xendit:
| Agregator / Xendit sebagai Fasilitator Payment | Switcher / Xendit sebagai Payment Gateway | |
|---|---|---|
| Definisi | Menggunakan Merchant ID milik Xendit yang memungkinkan merchant untuk menerima pembayaran kartu tanpa perlu membuat merchant ID terlebih dahulu | Merchant perlu untuk membuat Merchant ID terlebih dahulu dari bank acquirer yang dipilih. |
| Negara yang didukung | Indonesia dan Philippines | Seluruh negara |
| Mekanisme pengembalian dana | Dapat dilakukan melalui API, dashboard Xendit, dan beberapa plugin (Shopify, Woocommerce, dan Magento) | Dapat dilakukan melalui API, dashboard Xendit, dan beberapa plugin (Shopify, Woocommerce, dan Magento) Note: Jika Anda menggunakan Merchant ID dari BCA Payment Gateway, maka untuk pengembalian dana pada kartu debit / kredit JCB, mohon untuk menghubungi help@xendit.co untuk mendapatkan bantuan lebih lanjut |
| Biaya MDR* | Biaya MDR sudah termasuk dalam biaya transaksi Xendit. | Biaya MDR ditentukan dari perjanjian Anda dengan bank acquirer terkait. Biaya MDR akan dipotong secara langsung dari rekening Bank Anda ketika transaksi telah settled. |
| Sumber dana refund | Saldo Anda dalam dashboard Xendit | Rekening bank yang terdaftar |
| Biaya transaksi yang akan dikembalikan | Pengembalian dana keseluruhan: Biaya transaksi / MDR, VAT, dan biaya pemrosesan akan dikembalikan sepenuhnya. Pengembalian dana secara parsial: Biaya transaksi / MDR dan VAT akan disesuaikan dengan jumlah dana yang ingin dikembalikan. Biaya pemrosesan tidak akan dikembalikan. | Pengembalian dana keseluruhan: Biaya transaksi / MDR dan VAT akan dikembalikan secara penuh. Biaya pemrosesan tidak akan dikembalikan. Pengembalian dana secara parsial: Biaya transaksi / MDR dan VAT akan disesuaikan dengan jumlah dana yang ingin dikembalikan. Biaya pemrosesan tidak akan dikembalikan. |
Note: *MDR / Merchant Discount Rate adalah biaya yang ditagihkan pada merchant untuk jasa pemrosesan transaksi kartu debit / kredit
Cara Membuat Pengembalian Dana dari Dasbor Xendit
- Berikut ini merupakan tampilan dari Dasbor Xendit: pilih dan bukan transaksi Charge yang ingin dilakukan pengembalian dana. Di halaman detail, klik bagian sebelah kanan atas tombol "Refund".
- Pada bagian dialog box "Refund Charge", nominal yang dapat dikembalikan akan ditampilkan. Silahkan masukan jumlah nominal dana yang ingin dikembalikan.
- Klik Submit, dan Anda akan diminta untuk memasukkan PIN, setelah berhasil, permintaan pengembalian dana akan dikirim ke bank dan akan memakan waktu sekitar 7 - 14 hari (tergantung bank penerbit) untuk mengkredit kembali ke saldo pelanggan (catatan: pada tahap ini, jika permintaan pengembalian dana berhasil, Anda dapat merujuk pelanggan untuk memeriksa status pengembalian dana dengan bank penerbit kartu kredit yang digunakan). Kami akan menyesuaikan biaya Xendit.
- Unduh bukti pengembalian dana di dalam halaman detail pengembalian dana jika Anda perlu membagikannya kepada pelanggan Anda sebagai bukti.
Pelacakan status pengembalian dana
Xendit sebagai payment gateway tidak memiliki visibilitas dalam perpindahan pengembalian dana (refund). Ruang lingkup Xendit terbatas hanya sampai ketika permintaan pengembalian dana telah berhasil diteruskan ke pihak prosesor. Hanya pemilik kartu yang memiliki otoritas untuk melacak status pengembalian dana dengan pihak bank penerbit kartu.
Untuk dapat melakukan pelacakan terhadap status pengembalian dana, terdapat beberapa ID yang dapat digunakan pemilik kartu sebagai referensi ke pihak penerbit kartu, diantaranya:
- Retrieval Reference Number Nomor referensi ini merupakan ID unik yang melekat pada transaksi kartu yang berdasarkan dengan standar ISO 8583.
- Approval Code Kode ini terdiri dari 6 karakter (huruf dan angka) yang ditetapkan oleh penerbit kartu untuk dapat mengidentifikasikan penerimaan / approval dari otorisasi / transaksi kartu tertentu.
- Network Transaction ID ID transaksi merupakan kode yang terdiri dari 15 karakter dan bersifat unik yang melekat pada suatu transaksi tertentu.
Bagaimana Cara Menemukan ID Untuk Pengembalian Dana?
- Akses dashboard Xendit Anda
- Menuju pada bagian Terima Pembayaran > Kartu Debit / Kredit > Transaksi > Pengembalian dana / Refund
- Pilih transaksi yang sudah Anda request untuk dikembalikan dan ingin di cek statusnya pada pihak penerbit kartu
- Anda akan dialihkan pada halaman detail terkait refund tersebut, dimana Anda dapat menemukan ID yang dapat digunakan sebagai referensi ke pihak penerbit kartu untuk melacak status pengembalian dana.
- Anda juga memiliki pilihan untuk mengunduh bukti pengembalian dana dengan mengklik tombol Receipt yang dapat Anda berikan pada customer Anda sebagai bukti pengembalian dana yang valid. Bukti pengembalian dana tersebut juga memiliki informasi yang sama dengan yang ditampilkan pada halaman detail Pengembalian dana / refund sebelumnya.
Catatan: Ada kemungkinan dimana informasi mengenai ketiga ID / kode diatas tidak tersedia di dalam dashboard Anda. Namun, ketiga ID diatas bukan merupakan 3 indikator yang wajib Anda miliki untuk melakukan pengecekan status pengembalian dana ke pihak bank penerbit kartu. Anda dapat menggunakan ID yang tersedia (meskipun hanya 1 ID) dalam dashboard Anda tersebut untuk melakukan pengecekan status pengembalian dana
FAQ
- Apakah kami bisa mengembalikan dana melalui portal anda?
- Ya, pengembalian dana dapat dilakukan melalui API dan Dasbor Xendit.
- Apakah terdapat limitasi waktu untuk proses pengembalian dana?
- Ya, pengembalian dana hanya dapat dilakukan maksimal 6 bulan sejak tanggal transaksi dilakukan.
- Setelah waktu cutoff, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk proses pengembalian dana?
- Berdasarkan pengalaman kami, pada umumnya proses pengembalian dana membutuhkan waktu sekitar T+1 sampai T+3 sejak permintaan pengembalian dana dilakukan. Hal tersebut sepenuhnya berdasarkan dari pihak penerbit kartu (beberapa bank penerbit kartu dapat memproses pengembalian dana hingga 14 hari kerja sejak permintaan pengembalian dana diterima)
- Bisakah kami membatalkan permintaan pengembalian dana?
- Tidak. Sayangnya setelah permintaan pengembalian dana dibuat, Xendit tidak memiliki kemampuan untuk membatalkannya. Anda dapat menyarankan pelanggan Anda untuk membuat pesanan baru dan melakukan transaksi kembali.
- Contoh, saya membuat charge untuk nominal IDR 100.000, apa yang terjadi jika saya melakukan pengembalian dana keseluruhan?
- Hal ini termasuk pengembalian dana keseluruhan (full amount). Jika anda mengembalikan seluruh nominal dana yang sebelumnya ditagihkan, kami tidak akan menerapkan biaya untuk transaksi tersebut.
- Bagaimana jika saya membuat pengembalian dana sebagian? (contoh pengembalian dana sebesar IDR 50.000 dari total nominal IDR 100.000)?
- Karena ini merupaka pengembalian dana sebagian, kami hanya akan menerapkan variable rate untuk nominal yang tidak dikembalikan (hanya menerapkan biaya untuk IDR 50.000 dan bukan nominal awal IDR 100.000).
- Jika saya mengembalikan dana dari charge transaksi internasional, apakah nilainya akan dikonversi kembali ke mata uang asalnya?
- Ya, dana yang dikembalikan akan diubah kembali menjadi mata uang awal dari kartu tersebut. Jika kartu dengan mata uang USD ditagihkan sebesar Rp 100.000, kemungkinan akan muncul sebesar $0.73 di billing statement, jika dikembalikan dengan nominal keseluruhan dapat diubah menjadi $0.71 atau $0.74 tergantung nilai tukar (exchange rate).
- Apakah kami dapat melakukan proses pengembalian dana untuk kartu yang sudah kadaluarsa?
- Pada umumnya, pihak penerbit kartu akan menolak semua permintaan pengembalian dana yang ditujukan pada kartu yang sudah tidak aktif / kadaluarsa. Namun, ada juga beberapa pihak penerbit kartu yang masih dapat menerima permintaan pengembalian dana dan akan mengalihkan dana tersebut pada kartu yang baru / kartu pengganti (jika ada). (Catatan: Pemilik kartu perlu melakukan pengecekan terlebih dahulu dengan pihak penerbit kartu nya jika mereka dapat membantu untuk mengalihkan pengembalian dana / refund pada kartu yang baru / kartu pengganti)
- Jika kedua pilihan diatas tidak tersedia, maka Anda memiliki pilihan lain untuk mengembalikan dana customer Anda yaitu dengan melalui fitur disbursement / pengiriman dana (terdapat biaya tersendiri untuk menggunakan fitur tersebut)
- Apakah saya dapat melakukan pengembalian dana untuk transaksi yang belum settle pada saldo saya?
- Betul, Anda sudah dapat melakukan pengembalian dana bahkan sebelum dana transaksi masuk pada saldo Anda.
Last Updated on 2023-09-12